由于开业庆典活动的主要目的是塑造企业的良好形象,因此有必要进行系列的宣传,以吸引社会各界关注,并争取公众的认可和接受。为此,应进行的常规工作如下:首先,选择有效的大众媒体并进行集中广告宣传,最主要的内容是开业庆典活动的日期、地点、开业政策、经营特点等。其二是邀请相关的大众媒体莅临开业庆典活动现场,并进行现场采访和报道,推动下一步宣传工作。
开业庆典活动的大小实际上会影响客人的身份和人数,在现有条件下,我们应努力邀请更多的客人参加开业庆典活动,地方领导、上级主管部门和地方职能管理部门的领导、合作单位和同级单位的领导、社会组织负责人、社会人才和媒体人员都是应优先考虑的事项,而且为了慎重起见,应谨慎地写出邀请客人邀请卡,并将其装入精美的信封中,提前将其交给对手,以便对方可以尽早安排行程。
开业庆典活动场地可以是企业正门外的广场或正门内的大厅。按照惯例,在举行开业庆典活动时,客人和主持人都站着,为了彰显尊贵和敬意,可以在客人所站地铺上红地毯,并在会场周围悬挂气球、丝带等。此外,客人送的花篮和牌匾应摆放在明显的地方。对于音频和照明设备以及举行开业庆典活动时所需的器具和设备,必须事先对其进行仔细检查和调试,以防止使用错误。
在举行开业庆典活动的现场,必须有专人负责接待客人,每个人都应以热情接待主人的态度对待客人,根据需要做出回应,主动提供帮助,更重要的是分清责任和履行职责。接待贵宾时,单位主要负责人必须亲自站出来亲自接待。
选择正确的开业庆典活动礼物会产生良好的效果。按照惯例,赠送给客人的礼物应具有一定的企业宣传效果,其次要能让客人珍惜和感到荣耀,再者是要具有企业的独特特征,让客人能够回忆起参加开业庆典活动时的情景。
开业庆典活动的流程一般分为开业庆典仪式、领导致辞和结束后的采访。整个流程要注意音乐的搭配、嘉宾的介绍、开业庆典仪式的执行、领导致辞稿件的撰写、企业主讲人讲话的稿件撰写以及结束后采访环节的问题准备,当然,莅临现场的媒体记者也要经过筛选才行,另外,开业庆典活动的主持人也要筛选合格的优秀主持人,要能把控现场氛围、流程的才可以。
不可否认,会议主题是最基本的原则,大型会议活动场地的布置必须基于会议本身的性质,并且不能自由、轻松,安排会场时,应注意突出会议的主题和目的。
与会者不一定对会议的安排有特殊偏好,但是一些基本要素将成为每个人的统一判断标准,并且不可能让每个人都满意,因此我们必须确保整个会议场地是规则性场地且整齐有序。
组织者最担心会议的最终效果,与盲目地选择高端而昂贵的会议场地相比,是否可以使用最经济的方式为与会者创造一个舒适的会议环境是更好地反映会议策划者的水平,在选择会议场所的布局时,关键是要从自身的经济能力和会议的实际效果出发,而不是盲目追求实现不了的布置效果。
客户的需求应放在极为重要的位置,会议服务人员必须事先了解以避免造成布局上的遗漏,优秀的策划者要事先了解会议的进度,并为会议期间可能使用的各种类型做好准备,要详细考虑现场设施、设备的情况,一切以实用为主,规避花哨而不实用的设备设施,为客户节省费用。
细节的完美还可以服务于会议的整体气氛,因此会议场地的布局应考虑要素之间的协调效果,一切以和谐为基准。
1、预先宣传
对于活动策划,活动策划的宣传方式是活动策划成功的“领头羊”。当宣传效果很好时,活动策划的成功率将大大提高。如果宣传效果不好,会影响活动策划的效果。活动策划和宣传的主要功能是吸引人流,让人们知道企业活动策划的存在。只有这样才能提高活动策划的成功率。
一般来说,不同的活动策划目的会导致不同类型的活动策划,比如众筹,它是在特定时间向消费者提供新产品的性能、特点、背景等方面的信息,启动募捐活动策划,如果募捐成功,则向募捐者赠送各种礼品。促销活动策划则指以产品促销为目的的活动策划类型,还有以以公司员工为受众进行内部活动策划的。
对于活动策划来说,时间的选择是一个关键环节,时间的选择是否恰当可以决定活动策划的成功与否。如果时间选择不当,会影响活动策划的效果。如果时间选择得当,将成为推动活动策划成功的有力工具。
活动选址置是否合适也决定了活动策划的效果,如果活动规划在正确的地方,活动规划的效果将非常显著;如果活动规划在错误的地方,活动规划的效果将大大降低,所以,活动选址安排也是活动策划成功的核心要素。当然,在进行活动选址时,还需要考虑成本问题、交通便捷问题、距离长短问题,不能随意选择,必须从各个方面考虑。
活动策划者是活动策划工作的决策者和负责人,更多的应该是指导和决策的工作,这样才能更有效地开展活动策划工作,避免错误的集中。因此,活动策划者在进行活动策划时,需要组织一个团队一起完成活动策划任务,团队成员的数量可以根据活动计划的大小来确定。活动策划的总策划需要根据团队成员的性格、爱好和技能分配任务,使团队成员能够高效地处理问题。
活动策划的直接服务群体是受众群体,即参与活动策划的嘉宾。因此,在活动策划之前,活动策划人员必须明确受众,围绕受众的需求和偏好开展活动策划工作,包括一些受邀的重要嘉宾,都需要进行邀约和安排出席事项。
在间隙时间安排现场观众互动或穿插一些小节目表演,可以提高现场观众的兴趣,增强互动性。